Privacyverklaring Wandr vzw

Laatst bijgewerkt op: 10 juni 2026

1. Wie zijn wij?

Wandr vzw organiseert vakantiekampen, activiteiten en jeugdwerkinitiatieven voor kinderen en jongeren.

Verwerkingsverantwoordelijke:

Wandr vzw
Peperstraat 161, 8501 HEULE
E-mail: wandrvzw@gmail.com
Ondernemingsnummer: BE1037.530.410

Voor vragen over deze privacyverklaring of de verwerking van persoonsgegevens kunt u contact opnemen via bovenstaand e-mailadres.

2. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

Wij verwerken uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de organisatie van onze activiteiten.

Bij een inschrijving

Van de ouder(s) of wettelijke vertegenwoordiger(s):

• Naam en voornaam

• Adres

• E-mailadres

• Telefoonnummer

Van de deelnemer:

• Naam en voornaam

• Geboortedatum

• Geslacht (indien relevant voor de organisatie van het kamp)

Via de medische fiche

Voor de veiligheid en gezondheid van de deelnemer kunnen wij bijkomende gegevens verwerken, zoals:

• Allergieën

• Medicatiegebruik

• Dieetvereisten

• Medische aandachtspunten

• Contactgegevens van een noodcontact

Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor de veilige begeleiding van de deelnemer tijdens de activiteit.

Tijdens activiteiten

• Foto's en beeldmateriaal

• Aanwezigheidsgegevens

• Eventuele communicatie tussen ouders en organisatie

3. Waarom verwerken wij deze gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Het registreren van inschrijvingen

• De organisatie en uitvoering van kampen en activiteiten

• Communicatie met deelnemers en ouders

• Opmaak van deelnemerslijsten

• Verwerking van betalingen

• Verzekeringsdoeleinden

• Noodsituaties en medische begeleiding

• Wettelijke en administratieve verplichtingen

• Promotie van Wandr vzw via foto's en sfeerbeelden

4. Op welke rechtsgrond verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van:

• De uitvoering van een overeenkomst (de inschrijving voor een kamp of activiteit)

• Wettelijke verplichtingen

• Het gerechtvaardigd belang van Wandr vzw om haar activiteiten te organiseren

• Toestemming, waar deze wettelijk vereist is

Voor medische gegevens vragen wij steeds de noodzakelijke informatie om de veiligheid van deelnemers te kunnen waarborgen.

5. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wandr vzw verkoopt nooit persoonsgegevens aan derden.

Persoonsgegevens kunnen enkel gedeeld worden met:

• Vrijwilligers en medewerkers die betrokken zijn bij de organisatie van het kamp

• Verzekeringsmaatschappijen indien noodzakelijk

• Hulpdiensten of medische professionals in noodsituaties

• Overheidsinstanties wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn

• Dienstverleners die ons ondersteunen bij de administratie of IT-diensten

Deze partijen ontvangen uitsluitend de gegevens die noodzakelijk zijn voor hun opdracht.

6. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk.

Richttermijnen:

• Inschrijvings- en administratieve gegevens: maximaal 7 jaar (boekhoudkundige verplichtingen)

• Medische fiches: tot uiterlijk 3 maanden na afloop van het kamp

• Foto's en sfeerbeelden: zolang zij relevant zijn voor de werking en promotie van Wandr vzw

7. Foto's en beeldmateriaal

Tijdens activiteiten kunnen foto's en video's gemaakt worden.

Deze beelden kunnen gebruikt worden voor:

• De website van Wandr vzw

• Sociale media

• Promotiemateriaal

• Verslagen van activiteiten

Indien een ouder of wettelijke vertegenwoordiger niet wenst dat een deelnemer herkenbaar in beeld komt, kan dit vooraf schriftelijk worden gemeld aan Wandr vzw. Wij zullen hiermee rekening houden voor zover dit redelijkerwijs mogelijk is.

8. Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?

Wandr vzw neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen:

• Verlies

• Ongeoorloofde toegang

• Misbruik

• Onrechtmatige verwerking

Toegang tot persoonsgegevens wordt beperkt tot personen die deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun taak.

9. Welke rechten heeft u?

U heeft het recht om:

• Uw persoonsgegevens in te kijken

• Onjuiste gegevens te laten verbeteren

• Gegevens te laten verwijderen wanneer dit wettelijk mogelijk is

• De verwerking te beperken

• Bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen

• Uw toestemming in te trekken wanneer verwerking hierop gebaseerd is

Verzoeken kunnen gericht worden aan het e-mailadres vermeld in deze privacyverklaring.

10. Klachten

Indien u meent dat Wandr vzw uw persoonsgegevens niet correct verwerkt, kunt u contact met ons opnemen.

Daarnaast heeft u het recht een klacht in te dienen bij:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
België

11. Wijzigingen

Wandr vzw behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen wanneer wettelijke verplichtingen of de werking van de organisatie dit vereisen.

De meest recente versie is steeds beschikbaar via de website van Wandr vzw.